12 เทคนิคและเครื่องมือในการเพิ่ม Productivity ของตัวคุณเอง

12-Ways-To-Improve-Productivity-At-The-Workplace

1. วางแผนงานที่ต้องทำในแต่ละวัน

คนเราส่วนมากมักจะใช้ Calendar ในคอมพิวเตอร์ หรือ smartphone กันครับ, แต่ว่าผมแนะนำให้เขียนนัดหมาย และ to-do lists ของแต่ละวันออกมา,
เพราะเมื่อเรามองเห็นภาพรวมเหล่านั้นได้ เราก็จะสามารถตั้งเป้าหมายที่ต้องทำให้เสร็จของวันนั้นๆ ได้ง่ายยิ่งขึ้นทั้งยังรวมไปถึงเราจะสามารถจัดลำดับความสำคัญได้ง่ายขึ้นอีกด้วย ,
หนังสือชื่อ The 7-Minute Life Daily Planner by Allyson Lewis ได้แนะนำเทคนิค อาไว้ให้ซึ่งผมคิดว่ามันมีประโยชน์และนำไปใช้ได้จริงมากๆ ก็คือเทคนิค “5 before 11™” โดยสรุปของเทคิคนี้ก็คือ 5 เรื่องที่คุณต้องการทำให้สำเร็จก่อนเวลา 11:00 am มีอะไรบ้าง

2. List เป้าหมายออกมา
เขียนออกมาให้หมดครับ ทั้งความหวัง และ ความฝัน ใส่แบบไม่สนใจว่าเป็นไปได้หรือเป็นไปไม่ได้นะครับ ให้เขียนออกมาด้วยความคิดที่ว่า ถ้าเรามี/ทำได้ แล้วเราจะมีความสุขครับ คิดออกเขียนลงมาให้เยอะๆ ก่อนครับ จากนั้นจึงนำ list ของเป้าหมายทั้งหมดนั้นมาทำเป็น Plan ในการก้าวไปคว้ามา

3. หาช่วงเวลาที่ดีที่สุดของวันของคุณ

คนเราบางคนชอบทำงานตอนกลางวัน แต่บางคนก็เป็นแนวนกฮูกที่จะมีสมาธิมากกว่าในตอนกลางคืนครับ ดังนั้นให้ลองหาช่วงเวลาที่เราทำงานแล้วรู้สึกเปี่ยมไปด้วยพลังความมุ่งมั่น และ ความ creative ครับ, แต่ถ้าคุณบอกว่า ไม่มีเลยล่ะ มีวิธีครับ คือคนเราน่ะจะมีช่วงเวลานี้อยู่ทุกคน ดังนั้นหากว่าใครที่บอกว่า แยกไม่ออกบางทีก็มีสมาธิตอนกลางวัน แต่บางช่วงก็มีสมาธิตอนกลางคืน เรามีวิธีตรวจสอบครับ 1. ช่วงไหนที่คุณทำงานได้อย่างรวดเร็ว และมีหัว creative มากๆ ? 2. ช่วงไหนที่คุณทำงานแล้วผิดๆ ถูกๆ มากที่สุด เมื่อคุณลองทบทวนดูดีๆ จดไว้ซักประมาณ 1 สัปดาห์ แล้ว คุณก็จะเจอครับว่าคุณมีช่วงเวลาทองของคุณเป็นกลางวันหรือกลางคืน , และอาจจะ note ไว้ก็ดีครับว่า คนเรามีช่วงเวลาขึ้น และ ลง ในแต่ละวัน เหมือนกันทุกคน เพียงแต่ว่าคนเราจะจัดการกับช่วงเวลานั้นๆ อย่างไรเท่านั้นเอง

4. เขียนบันทึกประจำวัน
คือนอกจาก diary แล้ว การทำบันทึกประจำวันก็เป็นตัวช่วยเก็บบันทึกเรื่องต่างๆ ในระหว่างวันของเราลงไปเก็บไว้ได้ครับ ไม่ว่าจะเป็นไอเดียที่บังเอิญคิดได้, รายละเอียดงานที่คุย discuss กัน, จดเบอร์โทรศัพท์, งานที่ต้องทำ, แผนงานที่ต้องตาม, การจดบันทึกเตือนกันลืมของเรา และอื่นๆ อันนี้เหมาะกับการจดลงเป็นบันทึกประจำวันของเราได้มากกว่าไปจดลง diary ครับ, ดังนั้นไม่ว่าจะเป็นเรื่องอะไรหากเราทำการจดบันทึกทุกวันๆ เอาไว้ เวลาต้องการหาข้อมูลเราก็จะสามารถค้นหาในที่เดียวได้ทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นเรื่องไอเดีย, แนวคิด รวมถึงแผนงานต่างๆ เหมือนที่Jim McMonagle บอกเอาไว้ว่า,บันทึกประจำวันของผม ก็คือเครื่องมือที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพงานของผม มันทำให้ผมจดจ่อกับเฉพาะสิ่งสำคัญของในแต่ละวันได้อย่างชัดเจน” [ “My journal is my productivity tool. It keeps me focused on what is most important every day.”]

5. ให้รับปากกับผู้ร่วมงานที่ทำงานมีประสิทธิภาพ
ให้คุณปรึกษากับผู้ที่ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพอย่างน้อยสัปดาห์ละครั้ง อาจจะครั้งละไม่เกิน 30 นาทีในการที่จะพูดคุยกับคนเหล่านั้น พูดคุยถึงสิ่งที่คุณทำสำเร็จ หรืออะไรที่คุณสูญเสียไป อะไรที่คุณซ่อมแซมได้ และลองตั้งเป้าหมายที่ท้าทาย เกี่ยวกับ สิ่งที่ต้องทำ ร่วมกับคนเหล่านั้น เทคนิคนี้น่าจะช่วยให้เราเกรงใจคนที่ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ ดังนั้นก็เป็นการกดดันตัวเองให้มี timeline ให้กับงานที่ทำอย่างชัดเจน เพื่อที่เมื่อครบ 1 สัปดาห์เราจะต้องไปเจอกับคนที่สามารถตรวจสอบการทำงานของเราในมุมของการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่

6. คิดใหม่ทำใหม่
Historian Arnold Toynbee said, “Nothing fails like success.” หากเรายังใช้เทคนิคเดิมๆ ในการรับมือกับสถานการณ์ใหม่ๆ อาจจะเป็นสาเหตุหนึ่งก็ได้ที่ทำให้เราก้าวไปข้างหน้าได้ช้า, Stephen R. Covey เขียนไว้ใน blog ของเขาว่า คนเราควรมีเวลาหยุดเพื่อคิดทบทวนสิ่งที่กำลังทำบ้าง “เราต้องทำการทดลองแนวคิดของเราต่อสิ่งต่างๆ , เครื่องมือที่เรามี, ความสามารถที่เรามี ถึงจะรู้ได้ว่าเราสามารถแก้ไขปัญหาเหล่านั้นได้อย่างถูกทางหรือไม่” ในบางครั้งเราอาจจะต้องมีการก้าวถอยหลังออกมาบ้าง เพื่อให้เราแน่ใจว่าเรามองเห็นสาเหตุของปัญหาที่แท้จริงก่อนจะไปลงมือหาทางแก้ไขปัญหานั้นๆ ด้วยเครื่องมือ หรือ ความสามารถของเราที่มี แต่หากเราถอยออกมาแล้วเห็นได้ว่าเราต้องการเครื่องมือใหม่ หรือ ความสามารถใหม่ๆ อย่าไปกลัว, “เพราะว่าเราจะได้ค้นพบวิธีในการพัฒนาขั้นตอนการแก้ปัญหาด้วยแนวทางใหม่ล่าสุดเลยก็ได้ นี่เป็นเรื่องน่าตื่นเต้นมากกว่า ต้องกลัว” นี่แหละ ที่เรียกได้ว่า “Success”

7. Focus ให้ตรงจุดมากขึ้น
ปัจจัยสำคัญ 3 อย่างของ ไม่ว่าจะเป็นของโปรเจค ของงานที่ต้องทำ หรือ ลำดับความสำคัญ ที่จะเป็นปัจจัยหลักที่จะทำให้คุณทำงานได้สำเร้จได้ เขียนออกมาไว้บนกระดาษ note และใช้เวลา 90% ของวันไปกับสิ่งที่ต้องทำเหล่านั้น, แล้วใช้เวลาที่เหลืออีก 10% ของวันในการในการกระจายงานให้ผู้อื่นช่วย

8. ฝึกเรียนรู้ความสามารถของ Smart Phone ให้มากขึ้น
ของคุณการใช้งาน web, หรือ application ต่างๆ บน smart phone สามารถรบกวนและทำให้คุณเสียสมาธิได้ แต่ในขณะเดียวกันก็เป็นเครื่องมือในการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้ด้วยเช่นกัน , เช่น อาจจะใช้เพื่อทำ research เรื่องเร่งด่วนต่างๆ , ดาวน์โหลดไฟล์ด่วนๆ ที่ต้องใช้งาน, การจัดการปฏิทินนัดหมายต่างๆ , จัดการ social network รวมไปจนถึงการทำรายการซื้อของชำ, ลองดูโทรศัพท์ของคุณว่ามีความสามารถอย่างอื่นอีกนอกจากโทรออก รับสายหรือไม่ ลองฝึกฝนตัวเองให้เรียนรู้การใช้งานใหม่ๆ จากโทรศัพท์ของคุณ

9. ให้จริงจังกับ To-Do List ของคุณเสมอ
“ผมจดรายการสิ่งที่ต้องทำทั้งสัปดาห์ออกมา” Eva Pauline Scott “ซึ่งนั่นทำให้ผมสามารถมองเห็นสิ่งที่ต้องทำตลอดสัปดาห์ได้ทั้งหมด แล้วทำการเลือกว่าอะไรเป็นสิ่งที่ต้องทำก่อนหลัง และจัดตารางให้ในแต่ละวันมีงานที่ต้องทำเหมาะกับเวลาที่มีในวันนั้นๆ” หรืออาจจะมี task อะไรที่จดออกมาแล้วใช้เทคนิคการ “Get things Done” ของ David Allen ที่บอกกับตัวเองว่า “อะไรที่ต้องทำแล้วใช้เวลาไม่เกิน 2 นาทีแล้วสามารถปิด task นั้นๆ ได้ ก็จะหยิบมาทำซะให้เสร็จไป (ใน case ของผู้เขียนเลือกเป็น task ที่ประมาณไม่เกิน 10 นาที) นั่นแหละ “คว้ามาทำให้ปิด task ไปเลย”

10. ให้ยึดมั่นกับคำว่า “ความรับผิดชอบ”
“คุณคือคนคนเดียวเท่านั้นที่จะสามารถจัดการกับเวลา และ productivity ของคุณเองได้” Laura Stack ผู้แต่งหนังสือ SuperCompetent ยกตัวอย่างจาก 1 ใน6 ปัจจัยหลักที่จะช่วยเพิ่ม productivity ให้คุณ “อย่าโทษคนอื่น” นอกเสียจากว่าคุณอยู่ในระบบเผด็จการหรือมีสัญญาทาสเอาไว้ คุณจึงต้องไปโทษคนอื่นที่ทำให้คุณทำงานมี productivity ต่ำ, ดังนั้นให้เข้าใจตรงกันว่างานของคุณไม่เสร็จมันขึ้นอยู่กับคุณ ถ้าใครเข้ามาขวางทำให้งานติดขัด มันก็เป็นหน้าที่ของคุณที่จะต้องรู้ว่าต้องทำอย่างไร

11. กระจายงานด้วยการจ้าง Outsource บ้าง
ให้คุณลองคำนวณดูว่าเวลาของคุณมีค่าเท่าไหร่ แล้วใช้เวลานั้นเพื่อทำสิ่งที่คุณทำได้ดีที่สุด , จากนั้นจึงจ้างให้คนอื่นทำงานบ้าน หรือ ซักผ้า หรือส่ง email หรือ ตอบคำถามซ้ำๆ ใน email , Shelly Larson Lisoskie ยืนยันว่า “ฉันไม่ได้ทำทุกอย่างด้วยตัวเอง” แต่ทำการส่งมอบหน้าที่หลายๆ อย่างให้กับพนักงานที่มีความเชี่ยวชาญหรือได้รับการฝึกฝนมาแล้วเป็นอย่างดี เป็นคนช่วยจัดการงานต่าง ๆ เหล่านั้นแทนฉัน

12. นึกไว้เสมอว่าเราต้องการจะพัฒนาตัวเองไป “เพื่ออะไร”
ท่องจำเอาไว้ให้ขึ้นใจว่า ทำไมเราจึงต้องการทำงานให้มี productivity ที่สูง ลองนึกถึงสิ่งที่เราพยายามเพื่อเขาเหล่านั้น ไม่ว่าจะเป็นลูกของคุณที่กำลังคลานต้วมเตี้ยมอยู่ที่บ้าน, คู่ครองของคุณที่ได้เดินเล่นบนชายหาด, หรือ กลุ่มเพื่อนที่คบกันมายาวนานจนเหมือนเป็นครอบครัวเดียวกัน …ให้คุณเตือนตัวเองว่าคุณพยายามอย่างมากเพื่อใคร เวลาของคุณที่จะได้อยู่ร่วมกับคนเหล่านั้นนั่นแหละ ที่คุณจะได้เพิ่มขึ้นมา , Joan Graham บอกว่า “ผมมีสมาธิมากขึ้น เพราะผมมีรูปของครอบครัวอยุ่บนโต๊ะ ซึ่งทำให้ผมมีกำลังใจที่จะสู้กับงาน และ มีสมาธิมากยิ่งขึ้น”

ที่มา :
12 Top Tools & Strategies for Productivity
Dallas-based Amy Anderson is a former SUCCESS editor and Emmy Award-winning writer. This is here list of the 12 Top Tools & Strategies for Productivity

Comments

comments

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *